Politique de confidentialité
Sécurité et protection
Gestion de vos données personnelles
Égale Action s’engage à suivre la présente politique de confidentialité afin de protéger la confidentialité, la sécurité et l’exactitude des renseignements personnels qu’elle recueille, détient, utilise ou communique conformément à la législation applicable. La présente politique explique les pratiques d’Égale Action quant aux renseignements personnels qu’elle recueille lorsqu’une personne adhère comme membre, lorsqu’elle s’inscrit à l’infolettre, à une formation ou à une communauté de pratique, lorsqu’elle dépose sa candidature dans le cadre du Gala Femmes d’influence en sport au Québec ou lorsqu’elle visite le site internet d’Égale Action (https://www.egaleaction.com).
Portée de la politique
Cette politique tient compte des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, L.R.Q., c. P-39.1 (ci-après la « Loi ») et toute autre loi applicable.
Renseignements personnels
Un renseignement personnel se définit comme tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
Pour les fins d’application de la Politique, ne sont pas des renseignements personnels, les renseignements professionnels d’une personne physique, tels que le nom, la fonction, le titre, l’adresse postale, l’adresse de courrier électronique et le numéro de téléphone de son lieu de travail. Ne sont également pas des renseignements personnels, tous les renseignements ayant été dûment anonymisés ou agrégés, conformément à la Loi, et qui ne permettent plus, par le fait même, d’identifier une personne physique.
Quels sont les renseignements personnels recueillis par Égale Action et pourquoi?
Égale Action recueille, détient, utilise ou communique des renseignements personnels uniquement avec le consentement de la personne les lui ayant communiqués et qu’aux fins ci-dessous identifiées, sauf dans les situations où la Loi l’exige ou l’autorise autrement. Pour tout autre usage des renseignements personnels que ceux listés ci-après, le consentement de la personne concernée sera demandé préalablement à cet usage.
Les renseignements personnels recueillis sont uniquement ceux qui sont nécessaires à la prestation des activités et des services d’Égale Action ainsi qu’aux fins identifiées à la présente politique, notamment :
- L’adhésion à titre de membre individuelle et honoraire : le prénom, le nom, l’adresse postale, l’adresse courriel, le numéro de téléphone et l’organisation sportive pour laquelle la personne œuvre;
- Lors de l’inscription à l’infolettre : le prénom, le nom et l’adresse courriel;
- Lors de l’inscription et la participation à l’une ou l’autre des communautés de pratiques : le prénom, le nom, l’adresse postale, le numéro de téléphone, l’adresse courriel, l’organisation sportive pour laquelle la personne œuvre, le numéro de PNCE (le cas échéant, si nécessaire) et la fonction (entraîneur.e, gestionnaire, etc.), certaines expériences personnelles en lien avec la formation;
- Lors de la participation à une formation d’Égale Action : le prénom, le nom, l’adresse postale, le numéro de téléphone, l’adresse courriel, l’organisation sportive pour laquelle la personne œuvre, le numéro de PNCE et la fonction (entraîneur.e, gestionnaire, etc.);
- Lors de la mise en candidature au Gala Femme d’Influence en sport au Québec : le prénom, le nom, le sport pratiqué ou représenté, la région de provenance, le numéro de téléphone, le courriel, les principales fonctions réalisés en lien avec le sport pratiqué et le nombre d’années d’implication, une courte biographie de la candidate (principales réalisations);
- Lors de l’achat d’un billet pour le Gala Femme d’influence en sport au Québec : le prénom, le nom, l’adresse courriel, le numéro de téléphone, le nom de l’organisation sportive pour laquelle la personne travaille et les noms des personnes qui l’accompagnent (le cas échéant);
- Lors de la navigation sur le site internet : certaines informations sont automatiquement recueillies. Nous vous invitons à consulter la section relative aux témoins ci-dessous.
Renseignement personnel concernant une personne mineure
En tout temps pertinent, Égale Action ne collecte aucun renseignement personnel concernant une personne mineure de quatorze (14) ans et moins. Dans l’éventualité où Égale Action obtiendrait de tels renseignements personnels, elle s’assurerait de les détruire immédiatement de façon confidentielle.
Versement d’un paiement à Égale Action
Lorsqu’un paiement est requis pour l’une ou l’autre des fins ci-haut indiquées, le paiement est traité par la plateforme Yapla, sur laquelle une personne est automatiquement redirigée au moment du paiement. Seuls les quatre (4) derniers chiffres de votre numéro de carte de crédit sont accessibles à Égale Action suite à la complétion de la transaction. Il est entendu que les coordonnées bancaires seront transmises à Égale Action lors de paiement par chèque.
Les mesures de sécurité
Égale Action prend des dispositions raisonnables pour protéger tous les renseignements personnels recueillis en adoptant les mesures de sécurité appropriées.
Toutes données recueillies par Égale Action, incluant les renseignements personnels, sont sauvegardées dans des emplacements sécurisés ainsi que sur des serveurs contrôlés, situés, dans la mesure du possible, au Québec. Toutefois, les fournisseurs d’Égale Action peuvent conserver les renseignements personnels sur des serveurs situés à l’extérieur du Canada et être assujettis à la loi en vigueur dans ce pays. Égale Action prend les moyens raisonnables pour s’assurer que vos renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate en conformité avec les dispositions de la Politique et de la Loi.
De plus, tous les renseignements personnels transmis à Égale Action ou via la plateforme Yapla, au moment d’un paiement sont cryptés, c’est-à-dire qu’ils ont fait l’objet d’un chiffrement garantissant, dans la mesure du possible, leur confidentialité. Il est donc difficile à quiconque de les intercepter, les altérer ou les décoder et ils demeurent ainsi confidentiels. Un petit cadenas verrouillé apparaissant en bas de la fenêtre du navigateur ainsi que l’adresse URL commençant par « https:// » plutôt que « http:// » vous indique que la page sur laquelle vous transmettez des renseignements est protégée par le protocole SSL (Secure sockets layers).
Égale Action limite l’accès aux renseignements personnels aux membres autorisés de son personnel dont les fonctions rendent nécessaire un tel accès. Le personnel autorisé est adéquatement formé pour assurer la protection des renseignements personnels et le respect de la vie privée.
Les tiers qui peuvent avoir accès à vos renseignements personnels
Outre les membres du personnel d’Égale Action dont les fonctions rendent nécessaire l’accès aux renseignements personnels recueillis, les personnes suivantes pourraient avoir accès à vos renseignements personnels :
- Les bénévoles dont les tâches rendent nécessaire un tel accès dans le cadre des activités et formations organisées par Égale Action;
- Certains fournisseurs de services peuvent avoir ponctuellement accès à vos renseignements personnels afin de fournir le service requis, mais il leur est strictement interdit d’utiliser ces renseignements à d’autres fins. Égale Action a signé une entente de service avec chacun de ces fournisseurs afin de s’assurer de la protection des renseignements personnels qui leur seraient transmis;
- L’assureur pour des fins de couverture d’assurance;
- Égale Action pourrait être obligée de communiquer les renseignements personnels qu’elle détient sur toute personne en vertu des lois applicables par exemple, à un conseiller juridique ou à un organisme gouvernemental en autorité d’obtenir de tels renseignements personnels.
Égale Action pourrait également utiliser et communiquer les renseignements personnels qu’elle détient sur une personne lorsqu’elle pense que cette utilisation ou cette communication est autorisée, nécessaire ou appropriée dans les cas suivants :
- En application des lois applicables;
- Pour se conformer à une procédure judiciaire;
- Pour répondre à des demandes des autorités publiques et gouvernementales;
- Pour faire respecter ses ententes contractuelles;
- Pour protéger ses droits, sa sécurité ou ses biens, de vous-même ou d’autres personnes; ou
- Pour lui permettre d’exercer les recours disponibles ou limiter les dommages qu’elle pourrait subir.
Égale Action ne communique jamais les renseignements personnels qu’elle détient à des tiers, à l’exception des personnes mentionnées ci-dessus et à moins d’avoir obtenu votre consentement.
Égale Action ne vend aucune liste nominative constituée à partir des renseignements personnels qu’elle recueille sur toute personne à aucun organisme ou compagnie ni ne l’échange avec quiconque.
Délai de conservation des renseignements personnels
Les renseignements personnels ayant été fournis par toute personne ou recueillis auprès d’une telle personne par Égale Action, conformément à la Politique et à la Loi pourront être utilisés par Égale Action tant et aussi longtemps qu’elle détiendra un consentement valide pour le faire.
Cependant, dès le moment où le consentement est retiré ou si le consentement vient à échéance, Égale Action cessera alors immédiatement d’utiliser ces renseignements personnels. Cependant, elle pourrait conserver les renseignements personnels qu’elle détient, sans les utiliser, selon un calendrier de conservation établi dans le respect des lois et de ses besoins.
Finalement, Égale Action veille à la destruction ou à l’anonymisation des renseignements personnels lorsque ceux-ci ne sont plus nécessaires et que les fins pour lesquelles ils sont recueillis sont accomplies, c’est-à-dire que les renseignements personnels ne permettent plus d’identifier, directement ou indirectement, la personne ayant fourni ces renseignements personnels.
Liens vers les sites externes
Le site internet d’Égale Action peut contenir des liens vers des sites externes (de tiers ou de partenaires), notamment ses réseaux sociaux. Les sites externes ne sont pas couverts par la présente politique de confidentialité. Les renseignements personnels fournis sur ces sites sont donc soumis à la politique de confidentialité du site externe, s’il en existe une.
Égale Action n’est pas responsable des politiques de confidentialité adoptée par des tiers ou tout autre partenaire, étant donné que chacun doit respecter la législation en vigueur dans son pays de résidence. Égale Action vous suggère donc d’étudier les politiques de confidentialité affichées sur chacun de ces sites externes afin de savoir comment les renseignements personnels peuvent y être recueillis, détenus, utilisés ou communiqués.
Communication des renseignements personnels hors Québec
Les fournisseurs ou partenaires d’Égale Action peuvent conserver les renseignements personnels qui leur sont transmis conformément à la Loi, sur des serveurs situés à l’extérieur du Canada, dont notamment aux États-Unis ou à l’International, et être assujettis aux lois en vigueur dans ces pays. Égale Action, dans la mesure du possible, prendra les moyens raisonnables pour s’assurer que vos renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate en conformité avec la présente politique. Cependant, lorsque vous fournissez vos renseignements personnels à Égale Action via un site externe, Égale Action réitère l’importance de prendre connaissance des politiques de confidentialité de ces sites.
Les « témoins » (« cookies ») sur le site internet
Toute personne peut visiter le site internet d’Égale Action de manière anonyme en tout temps, et ce, sans révéler de renseignements personnels la concernant à Égale Action. Lorsqu’une personne se connecte au site internet, le serveur d’Égale Action, par l’entremise de témoins de connexion, identifie l’adresse IP de l’ordinateur, la tablette ou l’appareil mobile (« appareil ») utilisée par cette personne, afin de permettre l’échange de données, ce qui permet à Égale Action de compiler des statistiques de fréquentation de son site internet. Aucun renseignement personnel n’est relié à votre adresse IP.
Les témoins sont des morceaux d’information qui sont envoyés à l’appareil d’une personne par un site Web lorsqu’elle le visite. Ils se stockent de façon temporaire ou permanente sur l’appareil de cette personne pour garder des traces de sa visite. Égale Action peut utiliser des témoins afin de faciliter la navigation ou de personnaliser l’utilisation faite de son site internet. Les témoins de connexions utilisés pourraient notamment servir à retrouver un historique de recherche, conserver votre panier d’achats jusqu’au paiement, et de façon générale afin de faciliter votre expérience de navigation sur notre site internet. Les témoins sont inoffensifs en ce sens qu’ils ne peuvent pas extraire des renseignements personnels de l’appareil utilisé par une personne. Ces témoins peuvent être consultés et détruits, si désirés. Toute personne naviguant sur le
site internet d’Égale Action en a donc le plein contrôle. Égale Action conseille à toute personne naviguant sur son site internet de se référer au paramètre de son navigateur afin d’effectuer les modifications appropriées.
Pour connaître tous les témoins utilisés par Égale Action sur son site internet et la fonction de chacun d’eux, nous invitons toute personne à consulter la Politique de cookies en cliquant sur le lien suivant : https://www.egaleaction.com/politique-de-cookies-ca/
À l’exception des témoins de connexions nécessaires au bon fonctionnement du Site Internet qui sont activés en permanence par défaut, tous les autres témoins utilisés par Égale Action sont désactivés.
L’utilisation des témoins de connexions par le site internet d’Égale Action pourra être personnalisée en tout temps. En effet, il sera possible d’activer ou de refuser les témoins dits « analytiques » ainsi que ceux liés au « marketing » lors de la première visite sur le site internet, par le biais d’une bannière sur les témoins de connexions. Il sera également possible à toute personne de sauvegarder ses préférences concernant les témoins pour toutes visites ultérieures du site internet. Dans l’éventualité où une personne souhaiterait modifier ses préférences, la bannière « cookies » demeurera accessible dans la fenêtre principale de votre navigateur, vous permettant ainsi de le faire.
En refusant la collecte de toutes données via les témoins, il serait possible qu’une personne ne soit pas en mesure d’accéder à certaines fonctionnalités du site internet.
Demande d’accès ou de rectification
Égale Action permet à toute personne concernée par les renseignements personnels recueillis et détenus par elle de rectifier tout renseignement personnel la concernant qui est inexact ou incomplet. Pour toute demande, il est nécessaire de communiquer par écrit avec la Responsable de la protection des renseignements personnels. Égale Action répondra à toute demande d’accès ou de rectification dans les trente (30) jours de la date de réception de la demande. Si la demande est refusée, la Responsable de la protection des renseignements personnels fournira les motifs du refus, les recours pouvant être exercés face à ce refus et les délais pour les exercer, à la personne qui a fait la demande.
Toute demande d’accès ou de rectification aux renseignements personnels par une personne peut être déposée gratuitement. Égale Action pourrait cependant exiger des frais raisonnables pour le traitement de cette demande.
Retrait du consentement
Toute personne peut suspendre ou retirer son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels la concernant. Toutefois, et selon les circonstances, le fait, pour cette personne, de retirer son consentement pourrait empêcher Égale Action de continuer à fournir les produits et les services ayant été demandés ou d’évaluer adéquatement les demandes effectuées et de les traiter.
Plainte
Dans un objectif de maintenir et améliorer la qualité de ses services, Égale Action offre la possibilité à toute personne d’exprimer son insatisfaction à l’égard de la protection de renseignements personnels qu’elle recueille, détient, utilise ou communique. Ainsi, la personne qui désire formuler une plainte doit communiquer par écrit avec la Responsable de la protection des renseignements personnels. La plainte devra indiquer les éléments suivants:
- Nom et prénom;
- Numéro de téléphone;
- Adresse postale ou adresse courriel;
- Motifs de la plainte.
Toute plainte sera traitée de façon confidentielle. Égale Action accusera réception de la plainte dans les cinq (5) jours ouvrables de la date de sa réception. Égale Action répondra à toute plainte dans les trente (30) jours de la date de réception de la plainte.
Coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels
Madame Kim Dupré
Directrice générale
Égale Action
7665, boulevard Lacordaire
Montréal (Québec) H1S 2A7
Téléphone : (514) 252-3051
Courriel : directiongenerale@egaleaction.com
Modification de la Politique
La présente politique pourra être modifiée par Égale Action en tout temps. Les modifications à la présente politique entreront en vigueur dans un délai de quinze (15) jours suivant leur affichage sur le Site Internet.
***En date du 24 janvier 2024, la présente politique est en voie d’être approuvée par le conseil d’administration d’Égale Action. Une version adoptée sera déposée dans les prochains jours sur le site Internet de l’organisme.
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